Rozpoczynając działalność, zwłaszcza na początku, często szukamy rozwiązań, które pozwolą nam zaoszczędzić i zminimalizować dodatkowe koszty. Z drugiej strony chcemy, aby od pierwszych dni firma działała profesjonalnie, a klienci odczuli najwyższą jakość usług. Wszystko to sprawia, że stojąc przed wyborem oprogramowania do zarządzania firmą zastanawiamy się, które rozwiązanie wybrać – płatne czy darmowe? Dzisiaj przedstawimy zalety i wady bezpłatnych programów do administrowania sprzedażą, księgowością czy finansami.

Programy do zarządzania firmą to doskonały sposób na zwiększenie efektywności, oszczędność czasu czy poprawienie funkcjonalności w działaniu przedsiębiorstwa. Różnego rodzaju systemy pozwalają uporządkować dane, usprawniają sprzedaż, logistykę i magazynowanie, wspierają procesy kadrowe oraz płacowe czy pomagają zapanować nad księgowością. Jednak ich wartość zależy m.in. od wygodnego, łatwego w użyciu interfejsu, funkcji dodatkowych oraz szeregu dodatkowych opcji, takich jak: szkolenie z obsługi, aktualizacje czy usprawnienia. Mimo to wielu przedsiębiorców wciąż decyduje zainstalować darmowy program z mocno ograniczoną funkcjonalnością.

Darmowy i dostępny od ręki

Oferta bezpłatnych programów jest bardzo szeroka i cieszy się niesłabnącą popularnością. Często korzystamy z takich rozwiązań na potrzeby prywatne. Dzięki temu możemy wypróbować czy skorzystać z różnych rozwiązań, szybko zainstalować oprogramowanie bez zbędnych rejestracji czy skomplikowanych procesów. Jednak systemy stosowane w codziennym życiu, to nie to samo co te do zarządzania firmą i w tym przypadku warto podejść do sprawy profesjonalnie. Korzystając z programu do księgowania czy sprzedaży nie możemy pozwolić sobie na błąd, gdyż jego konsekwencje będzie dla nas poważne.

Dlaczego warto zapłacić?

Systemy do zarządzania firmą są skarbnicą danych, często bardzo ważnych i wartościowych z punktu widzenia przedsiębiorstwa. Darmowe oprogramowanie nie ma gwarancji, a często też odpowiednich zabezpieczeń, które zapewnią nam ochronę danych. Czasami mogą zawierać ukryte błędy lub wirusy, trudne do wykrycia i usunięcia. Kupując profesjonalny system możemy liczyć na fachową instalację, a następnie wsparcie techniczne udzielane za darmo przez pewien czas od kupna skryptu. Odpowiedzi są precyzyjne i udzielane w krótkim czasie, czego nie możemy powiedzieć o oprogramowaniu darmowym. Najczęściej musimy zgłosić się do społeczności użytkowników na forum dyskusyjnym, gdzie nie mamy pewności, kiedy dostaniemy odpowiedź, ani czy będzie ona poprawna i zadziała w naszym przypadku. Darmowe wersje programów są zazwyczaj podstawowe, brak w nich zaawansowanych funkcji oraz opcji dodatkowych, które mogą znacznie poprawić działanie naszej firmy. To samo dotyczy połączenia lub możliwości skoordynowania oprogramowania z innymi systemami, np. kasą fiskalną czy terminalem płatniczym, co w przypadku bezpłatnego programu może okazać się niemożliwe.

Podsumowując: warto zakupić nawet najbardziej podstawowe oprogramowanie i z czasem je aktualizować oraz ulepszać, a w przypadku ograniczonych funduszy wziąć potrzebny system w leasing niż ryzykować instalację darmowego, niesprawdzonego programu.