Nie udzielimy jednoznacznej odpowiedzi na postawione pytania. Postaramy się jednak przedstawić wady i zalety rozwiązań.

Zacznijmy od systemów do zarządzania handlem. Program komputerowy do obsługi gospodarki magazynowej i wystawiania dokumentów handlowych (paragony, faktury, WZ’tki, PZ’tki WMM, PMM) znacząco usprawnia działanie każdego biznesu. I nie jest ważne czy to działalność handlowa, usługowa czy też gastronomiczna.

Oprogramowanie porządkuje i  przyspiesza obsługę sprzedaży, zamówień i zaopatrzenia, umożliwia ich analizę i raportowanie. Ułatwia prowadzenie inwentaryzacji stanów magazynowych. Co szczególnie  ważne dla menadżerów i właścicieli  zatrudniających pracowników, system do zarządzania sprzedażą i magazynem umożliwia precyzyjne rozliczanie personelu  oraz znacząco  eliminuje nadużycia a także  zwiększa efektywność pracy. Nie da się ukryć, że dodatkowym atutem może być prestiż placówki jeśli wyposażymy ją w odpowiednio dobrany sprzęt o nowoczesnym designie. 

Natomiast kasa fiskalna czyli urządzenie rejestrujące, służące do zapisu obrotu handlowego oraz związanych z nim kwot  należnego podatku VAT to z jednej strony konieczność ustawowo narzucona dla większości detalistów z drugiej strony urządzenie usprawniające proces sprzedaży i jej ewidencję. Warto przypomnieć, że kasy rejestrujące funkcjonują w handlu od XiX wieku i nie są wymysłem li tylko fiskalnym a ich główne zadanie sprowadzało się zawsze do ewidencji sprzedaży i kontroli pracowników. Obecnie produkowane kasy fiskalne to coraz bardziej skomplikowane urządzenia elektroniczne w coraz większym stopniu przypominające swoimi funkcjonalnościami proste programy do obsługi sprzedaży i magazynu. Urządzenie fiskalne w swojej najprostszej formie  posługuje się mechanizmem drukującym oryginał paragonu  (przeznaczony dla klienta) oraz zapisującym kopię transakcji na karcie elektronicznej lub w starszych modelach drukującym na rolce kontrolnej  (przeznaczone dla podatnika i organów kontrolnych). 

Nim przejdziemy do konkretów czyli poniższego porównania podejmijmy próbę prostej konkluzji. Jeśli masz niewielki sklep, kiosk bądź małą gastronomię. Początkowo nie masz wielkich  planów rozwojowych i  nikogo nie zatrudniasz lub do osób pracujących masz pełne zaufanie wybierz kasę fiskalną. Jeśli natomiast masz troszkę inne spojrzenie na własny biznes przeczytaj poniższe zestawienie.

Porównanie wad i zalet rozwiązań:

SYSTEM SPRZEDAŻY

KASA FISKALNA

ZALETY

1. Prowadzenie gospodarki magazynowej lub wielomagazynowej 

1. Relatywnie niska cena

2. Baza klientów i transakcji przez nich dokonanych. Historia sprzedaży i zakupów

2. W zależności od wybranego modelu możliwe niewielkie rozmiary

3. Możliwość korzystania z programów lojalnościowych

3. Duży wybór na rynku

4. W zależności od wybranego oprogramowania dostępne są proste lub skomplikowane systemy rabatowe

4. Proste raporty

5. Analiza sprzedaży i zakupu a co za tym idzie lepsza wiedza o własnym biznesie

5. Szybkie wdrożenie – wymaga tylko zaprogramowania produktów. Zazwyczaj wykonywane w cenie zakupu przez serwis fiskalny.

6. Kompatybilność ze specjalistycznymi urządzeniami (wagi, skanery, terminale płatnicze, drukarki fiskalne, drukarki faktur i wiele innych urządzeń)

6. W zależności od modelu współpraca z wagą, skanerem, terminalem płatniczym

7. Spore możliwości rozwojowe:

a) dodawanie nowych stanowisk

b) praca wielooddziałowa

c) integracja z innymi systemami

7. Małe prawdopodobieństwo awarii oraz możliwość pracy bez zasilania (wszystkie kasy fiskalne mają akumulator)

8. Możliwość łączenia z innym oprogramowaniem zadaniowym np. programem księgowym, kadrowym, CRM’em itp.


WADY

1. Wyższa cena niż kasy fiskalnej

1. Jedynie proste raporty

2. W przypadku prowadzenia  sprzedaży detalicznej konieczność zakupu drukarki fiskalnej jako urządzenia rejestrującego sprzedaż

2. Ograniczone możliwości rozliczania pracowników w przypadku pracy kilku osób na jednej kasie

3. Wdrożenie oprogramowania  wymaga czasu i wiedzy o systemie. Najczęściej jest zlecane wyspecjalizowanej firmie.

3. Brak możliwości prowadzania systemów lojalnościowych

4. Im bardziej rozbudowany system i złożony z większej ilości elementów tym większe prawdopodobieństwo awarii co za tym idzie konieczność zabezpieczeń sprzętowych i softwarowych np.  robienia systematycznej archiwizacji itp.

4. Ograniczone możliwości rozwoju np. budowania zintegrowanych systemów kasowych dla większej placówki czy sieci sklepów

5. Ograniczone możliwości  wprowadzenia bardziej złożonych  systemów rabatowych. Funkcje zależne od rodzaju wybranego urządzenia.