Tworzenie własnych procesów Skrzynka zadań Kontekstowe wywoływanie procesów
Współcześnie, choć wiele firm działa w tej samej branży to sposób funkcjonowania ich przedsiębiorstwa jest całkiem inny. Wymaga to indywidualnego podejścia do każdej firmy. Obok listy automatycznych procesów, które są dostępne w standardzie, system został wyposażony w intuicyjny kreator, który umożliwia tworzenie własnych procesów BPM. Wszystko to stwarza możliwość zautomatyzowania najbardziej specyficznych i wymagających procesów charakterystycznych dla danej firmy i jej działalności. Wiele procesów zachodzących w firmie na pewnym etapie wymaga podjęcia określonych decyzji przez człowieka, stąd nie można ich w pełni zautomatyzować. Do obsłużenia tego typu procesów w systemie została stworzona specjalna skrzynka zadań. Akcje inicjowane przez jednego z użytkowników automatycznie powodują konieczność reakcji ze strony innych osób biorących udział w danym procesie. System pilnuje, aby wiadomość trafiła do odpowiedniej osoby, a w razie potrzeb uruchamia mechanizm przypomnień lub alertów. Dzięki integracji skrzynki zadań z pocztą e-mail, BPM umożliwia łatwą komunikację pomiędzy pracownikami, jak również z dostawcami i odbiorcami. Przydatną funkcjonalnością BPM jest możliwość definiowania procesów kontekstowych. Na etapie definiowania procesu przypisuje się mu typ obiektu w kontekście, którego proces ma być uruchamiany. Może to być np. kontrahent czy też towar. Dzięki tej opcji możliwe jest uruchamianie procesu, np. dla kilku wybranych kontrahentów, bezpośrednio z poziomu otwartej w systemie listy. Znacznie ułatwia to codzienną pracę użytkowników.

Współcześnie, choć wiele firm działa w tej samej branży to sposób funkcjonowania ich przedsiębiorstwa jest całkiem inny. Wymaga to indywidualnego podejścia do każdej firmy. Obok listy automatycznych procesów, które są dostępne w standardzie, system został wyposażony w intuicyjny kreator, który umożliwia tworzenie własnych procesów BPM. Wszystko to stwarza możliwość zautomatyzowania najbardziej specyficznych i wymagających procesów charakterystycznych dla danej firmy i jej działalności.

Automatyzacja w oparciu o dane Business Intelligence

W Comarch ERP Altum automatyczne procesy BPM mogą opierać się o dane z raportów Bussines Intelligence. Oznacza to, że automatyczne procesy BPM są tutaj konkretnymi ścieżkami postępowania uzależnionymi od aktualnych danych oraz prognoz np. Dzięki temu system inteligentnie reaguje na sytuację w firmie i dostosowuje do niej właściwe kroki.

Jak to działa? Na podstawie danych analitycznych Business Intelligence dowiadujemy się, że w ostatnim miesiącu w województwie śląskim i małopolskim, sprzedaż danego modelu spodni systematycznie spada. W oparciu o prognozy sprzedaży wiemy, że nie możemy liczyć na poprawę sytuacji. Business Intelligence w porę zauważył problem, a proces BPM wysłał automatyczną informację do menedżera o zagrożeniu wraz z gotową propozycją działania: „W sklepach A i B należy przecenić spodnie minimum o 30%”.

Procesy w sprzedaży

Procesy handlowe należą do najbardziej istotnych aspektów funkcjonowania firmy. Często są one skomplikowane i składają się z rozbudowanych ścieżek postępowania. BPM umożliwia częściowe lub całkowite zautomatyzowanie takich działań, jak np.: ofertowanie, realizacja zamówień, przydzielanie rabatów, czy obsługa reklamacji.

Jak to działa? Klient składa reklamację w sklepie. Następnie system na podstawie zmiany statusów reklamacji (przyjęcie towaru, uznanie reklamacji itd.), automatycznie przekierowuje obsługę reklamacji do następnej osoby odpowiedzialnej za kolejny krok, czy też informuje klienta o statusie reklamacji, wysyłając odpowiednią wiadomość e-mail. Cały proces reklamacji jest w ten sposób uporządkowany a klient wie, kiedy i gdzie powinien się zgłosić po odbiór reklamowanego produktu.

Procesy w logistyce

Dzięki procesom BPM przedsiębiorstwo ma możliwość całkowitej lub częściowej automatyzacji procesów związanych z logistyką, jak: przyjmowanie, zamawianie, ustalanie limitów stanów magazynowych, obsługa towaru (przesunięcia pomiędzy magazynami itd.).

Jak to działa? Z uwagi na atrakcyjną promocję, w jednym ze sklepów sprzedano 6 par tych samych butów w jeden dzień. Poziom zatowarowania spadł poniżej ustalonego limitu. System, aby uzupełnić powstałe braki, automatycznie zamawia potrzebny towar wysyłając odpowiednie dokumenty do dostawcy. Następnie kontrahent dostarcza towar, a system automatycznie przyjmuje dostawę na magazyn, generując potrzebne dokumenty. Kolejny krok to automatyczne przesunięcie towaru na magazyn w sklepie.

Procesy w finansach

Wiele procesów związanych z zarządzaniem finansami firmy może zostać usprawnionych oraz zautomatyzowanych dzięki wykorzystaniu BPM. Jednym z obszarów, w których wykorzystanie BPM może przynieść realne korzyści i oszczędności, jest zarządzanie przeterminowanymi płatnościami.

Jak to działa? Stworzony w systemie proces może automatycznie co jakiś czas wysyłać do osób odpowiedzialnych za egzekwowanie płatności informację, którzy kontrahenci zalegają z płatnościami. Jednocześnie do tych kontrahentów rozsyłana jest informacja o konieczności uregulowania należności oraz o zablokowaniu do tego czasu możliwości dokonywania transakcji. W momencie uregulowania płatności, system automatycznie odblokowuje transakcje dla danego kontrahenta.